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Pourquoi utiliser un logiciel de facturation en ligne en BTP ?

La facturation peut être parfois complexe lorsque vous disposez d’une entreprise de BTP. En effet, une fois que vous êtes à votre compte, et surtout en début de votre activité, vous vous devez d’être polyvalent. En dehors des prestations que vous proposez, il faut assurer le démarchage, le suivi commercial, la partie administrative, les finances, etc. Voilà l’importance d’être entouré  des outils pour faciliter la vie et gagner du temps. Il n’est toujours pas agréable de passer son temps derrière son ordinateur plutôt que sur le terrain, notamment dans les métiers du bâtiment. Pour cela, il existe maintenant des solutions de facturation innovantes pour aider les chefs d’entreprise au quotidien. Quels sont les avantages d’utiliser de bon logiciel de facturation en ligne ?

Facilité d’utilisation et gain de temps

La simplicité d’utilisation est d’abord un trait commun à de nombreux logiciels en ligne, qu’ils soient spécialisés ou non. L’idée du logiciel pour professionnels du BTP est de faire gagner du temps aux entrepreneurs. Cela leur permettra de bien faire leur métier. Il s’agit d’une facilité de prise en main qui se traduit par une interface intuitive où se trouvent tous vos dossiers et document en même temps.

Il suffit d’un simple coup d’œil pour retrouver vos contrats en cours, les factures en attente de règlement et les devis qu’il faut signer. Avec le logiciel de facturation en ligne, la majorité des processus sont automatisés. Ainsi, les données sont automatiquement enregistrées et vous pouvez avoir votre devis ou facture en quelques clics.

Le logiciel de facturation en ligne offre une gestion centralisée qui permet de s’organiser,  de gagner du temps, et donc d’augmenter son chiffre d’affaires sur le long terme. En effet, moins vous passez de temps sur les tâches administratives, et plus vous avez du temps à consacrer au développement de votre entreprise. Grâce à ce logiciel, il est possible de réaliser de multiples virements d’un seul coup. Ainsi, vous pourrez mieux vous concentrer sur votre activité et réfléchir à des actions qui impactent, pour la faire évoluer.

Des fonctionnalités spécialisées pour le bâtiment

Lorsque vous êtes un artisan indépendant, vous savez déjà que la facturation est parfois complexe. En effet, maîtriser la bonne TVA à appliquer pour tel ou tel ouvrage constitue un véritable casse-tête au début. Sans oublier la difficulté à définir les tarifs rentables, le suivit de l’avancement de vos différents chantiers et la gestion des impayés.

Vous avez autant de bonnes raisons pour vous équiper d’un outil adapté à votre secteur d’activité. Par exemple, il existe des logiciels de facturation 100% en ligne qui sont destinés aux artisans du BTP. En plus de disposer de plusieurs fonctionnalités adaptées spécialement au secteur du BTP, ces logiciels sont très pratiques. Vous pouvez les utiliser pour :

  • Éditer une facture et devis en quelques minutes en incluant toutes les mentions obligatoires ;
  • Appliquer automatiquement la TVA en fonction du type de prestations (5,5 %, 10 %, 20 %) ;
  • Intégrer une bibliothèque de prix bâtiment afin de permettre un chiffrage de devis facile et rapide ;
  • Calculer instantanément le prix de vente et des marges réalisées pour chaque ouvrage ;
  • Faire une suivie du chantier pour suivre avec précision l’avancement des travaux et respecter le calendrier de livraison.

Des factures et des devis conformes à la législation

Pour faire une facturation, il faut suivre des règles qui sont très strictes. Lors du contrôle, en cas de petite erreur ou un oubli, cela peut vite coûter cher. Ainsi, pour être sûre de son travail, le logiciel de facturation en ligne est la solution idéale. Ce logiciel vous garantit d’être en conformité avec les obligations légales. Ainsi, vous aurez l’esprit tranquille. Lorsque vous êtes un artisan, le mieux est de choisir un outil adapté au service du BTP qui pourra répondre aux subtilités législatives de chaque type de facture. Il s’agit entre autres :

  • De l’acompte ;
  • De l’avoir ;
  • De la situation de travaux ;
  • De la facture de sous-traitance ;
  • De l’auto liquidation
  •  

Une image plus professionnelle et moderne

L’autre point le plus important est l’aspect visuel de vos documents de facturation. Certes, il tout à fait possible de réaliser des devis et des factures avec des applications comme Excel, mais le rendu final laisse parfois à désirer. Ainsi, il est important e penser à l’image que souhaitez présenter à vos clients. Vous devez les rassurer et montrer votre sérieux et votre professionnalisme pour gagner leur confiance.

Par exemple, il y a certains logiciels de factures et devis qui disposent d’un correcteur orthographique, qui permet de traquer les quelques fautes qui se cachent ici et là. Vous bénéficiez également d’une fonctionnalité de mise en page graphique très pratique, qui vous permet de personnaliser vos documents.

Avec ces logiciels de facturation en ligne, vous pouvez insérer le logo de votre entreprise, choisir des couleurs, changer la police et la structure. Il est également possible d’y ajouter vos labels et certifications professionnelles pour mettre en valeur votre expertise. Au final, vous avez un excellent résultat, des documents clairs, lisibles et attrayants. Ce sont ces genres de détail qui peuvent en réalité marquer la différence face à vos concurrents.

Pourquoi un logiciel de facturation doit être certifié par l’état ?

Lorsque vous souhaitez opter pour un logiciel de facturation en ligne, il est recommandé de choisir celui qui est certifié  NF525 et NF203 par l’état. En effet, cela vous garantit l’utilisation d’un logiciel 100 % conforme à la loi antifraude. Pour cela, il est important d’utiliser un logiciel de facturation qui répond aux normes françaises en matière de gestion commerciale.

Cependant, les certifications NF sont très difficiles à obtenir et doivent être repassées chaque année ou à chaque changement majeur du logiciel. En effet, il ne s’agit pas des certifications bidon qu’il suffit de payer pour obtenir. Les logiciels certifiés sont contrôlés. Avec eux on bénéficie de :

  • La qualité du logiciel ;
  • La sécurité ;
  • Le processus de développement ;
  • L’évolution légale ;
  • Le support utilisateur.

En utilisant un logiciel certifié, cela est synonyme de tranquillité par rapport aux évolutions des obligations légales. Ainsi, vous n’avez plus besoin de vous prendre la tête par rapport aux nouvelles législations telles que e-reporting, e-facturation, etc. En effet, les éditeurs certifiés et les organes certificateurs analysent ces nouveautés et de les mettre en place pour vous.

Les risques de ne pas utiliser un logiciel certifié

Nous vous conseillons de forcément utiliser un logiciel de facturation en ligne pour éditer vos factures. Dans le cas contraire, cela peut être source de diverse pénalité. En effet, lorsque vous n’utilisez pas un logiciel qui ne respecte pas les exigences réglementaires, l’article L-80 du livre des procédures fiscales prévoit une sanction. Il s’agit d’une amende de 7 500 euros par système d’encaissement suivi de 30 jours pour se mettre en conformité.

Puis à nouveau une amende de 7 500 euros et 30 jours à nouveau. Cela peut aller jusqu’au rejet de la comptabilité. L’utilisateur doit aussi payer tous les droits qui correspondent aux recettes non conformes en plus d’une pénalité de 80% pour manœuvre frauduleuse. Maintenant, l’amende est de 15% du chiffre d’affaires et la solidarité de paiements est mise à la charge de l’utilisateur pour l’éditeur ou l’intégrateur.

Pour finir, il s’agit d’un simple logiciel de facturation qui peut vous aider à piloter votre entreprise et accroître votre rentabilité. Alors, en tant qu’entrepreneur, il est plus que recommandé de choisir un outil adapté aux problématiques de votre secteur. C’est une excellente façon pour avancer.




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